Internationaal adviseren betekent ook aardig wat declareren

Eraneos is een internationaal adviesbureau dat zich bezighoudt met management en technologie. Het helpt bedrijven met de ontwikkeling van hun digitale toekomst. De naam van het bedrijf staat voor nieuw tijdperk (era - tijdperk en neos - nieuw). En die naam past perfect bij dit adviesbureau. De adviseurs en engineers van het bedrijf helpen organisaties veranderen en verbeteren. Het doel is een duurzame groei en blijvende impact voor elkaar te krijgen.

In Nederland werken meer dan 250 medewerkers. Het bedrijf, eerst Quint genoemd, is hier al ruim 30 jaar actief. Eraneos wordt gezien als een van de top adviesbureaus van Nederland. Ze zijn in heel veel verschillende zaken gespecialiseerd: van agile en IT-strategie tot sourcing en data science.

Als internationaal adviesbureau wordt er natuurlijk vaak gereisd. En daarbij komen ook de nodige bedrijfsuitgaven kijken. Bedrijfsuitgaven moeten door werknemers gedeclareerd worden. Wij spraken met Norbert van Oosterhout, Director Operations & Finance, over het declaratieproces en hoe de zakelijke creditcards van ICS dit makkelijker maken.

Ontwikkelingen binnen Eraneos op het gebied van reizen

Van Oosterhout is binnen Eraneos verantwoordelijk voor een uitgebreid takenpakket. Zo is hij eindverantwoordelijk voor de financiën. Hij stuurt het Finance team ook aan en ondersteunt de Assistent Controller door bij te springen waar nodig.

Met een hoofdkantoor in Zwitserland wordt er natuurlijk wat afgereisd door de consultants van Eraneos. Voor contractuele inkopen geldt een vrij streng beleid. Maar onderweg met een klant een kopje koffie drinken? Dat kan in theorie iedereen namens het bedrijf doen. Voor dat soort uitgaven worden dan ook vaak de zakelijke creditcards van ICS gebruikt.

Door de coronacrisis werd er door de werknemers van Eraneos flink minder gereisd. En dat zorgde ook weer voor minder zakelijke betalingen onderweg.

Door overstap naar ICS nu real-time inzicht in bedrijfsuitgaven medewerkers

Eraneos wilde graag overstappen van American Express op Mastercard. Omdat Eraneos bij ABN AMRO bankierde, was International Card Services een logische keuze.

Sinds het einde van de coronacrisis zijn de Nederlandse werknemers van Eraneos weer meer gaan reizen. Betalingen tijdens deze reizen worden dus meestal met de zakelijke creditcards van ICS gedaan.

Van Oosterhout: "In principe hebben veel van onze collega's een ICS Mastercard. Je ziet ook nog wel dat mensen iets afrekenen met hun eigen betaalmiddelen en dit declareren via een geautomatiseerd systeem binnen Odoo, ons ERP. Collega's zijn vrij hierin te kiezen, al staan wij er wel op dat uitgaven in Nederland waar BTW op van toepassing is, via factuur verlopen." Een kopje koffie onderweg kent geen verrekenbare BTW, dus deze wordt vaak met creditcard of pin betaald. Dit om de BTW-administratie waterdicht te houden.

Collega's die er behoefte hebben, krijgen van Norbert van Oosterhout een ICS creditcard. Bijvoorbeeld omdat ze vaak in het buitenland zijn of veel bedrijfsuitgaven doen.

Het grootste voordeel van het gebruik van ICS creditcards is dat alle uitgaven direct in te zien zijn. Dat komt door de koppeling met Odoo. Dit zorgt voor een compleet, real-time overzicht, waardoor de financiële afdeling niet voor verrassingen komt te staan.

Tijdbesparing Card-houders en versimpeling van administratieve 'checks'

Met dit systeem ziet Norbert van Oosterhout nu niet alleen automatisch welke uitgaven door collega's gedaan zijn. Maar ook wat er nog ontbreekt.

"Voorheen was het zo dat ik tegen mensen die creditcarduitgaven gedaan hadden zei dat ze die netjes in het systeem moesten zetten. Nu is het zo dat ik meteen zie welke uitgaven gedaan zijn, maar ook dat daar bijvoorbeeld de bonnetjes nog niet voor zijn ingeleverd. Hierdoor zijn de 'checks' voor ons stukken makkelijker geworden."

Over de besparing in kosten die dit oplevert wil Van Oosterhout geen harde uitspraken doen, omdat de werkzaamheden erg verdeeld zijn. Van Oosterhout: "Overigens zijn mijn collega's die kaarthouder zijn natuurlijk ook erg blij met dit systeem. Het scheelt hun gewoon typewerk, wat voor sommige medewerkers toch weer een repetitieve taak is die ze van hun reguliere werkzaamheden houdt. Op 250 werknemers zorgt dat uiteindelijk voor best een grote tijdsbesparing."

Daarnaast helpt het gebruik van de zakelijke creditcards van ICS ook om de financiële administratie van Eraneos up-to-date te houden. Van Oosterhout: "Bij uitgaven met creditcards weten wij, in real-time, precies wat er uitgegeven is. Als mensen handmatig declareren, weet ik pas wat er uitgegeven is, wanneer er wordt gedeclareerd. Soms gebeurt dat pas een jaar later, waardoor kosten in de verkeerde periode in de boeken komen."

Los daarvan prijst Van Oosterhout ook het gemak voor de Card-houders zelf. Zij hoeven geen bedragen meer voor te schieten wanneer zij zakelijke betalingen doen met een creditcard van ICS. Genoeg reden dus, om ook in de toekomst met dit systeem te blijven werken.