Grip op de 3 grootste risico's van zakelijke creditcards

Elke organisatie heeft uitgaven. Grote betalingen gaan vaak via de finance afdeling en volgen vaste regels. Kleinere uitgaven, zoals declaraties, worden vaak zonder controle van de finance afdeling gedaan. Sommige managers lossen dit op door medewerkers met creditcards te laten betalen. Anderen vinden dit risicovol.

In dit artikel bespreken we de drie meest genoemde risico's van zakelijke creditcards en hoe u hier grip op krijgt.

De 3 grootste risico's van zakelijke creditcards

Met een zakelijke creditcard kunnen werknemers wereldwijd eenvoudig betalen zonder zelf voor te schieten. In combinatie met declaratiesoftware bespaart dit een hoop tijd op het declaratieproces.

Om te kijken of creditcards betalingen en declaraties veiliger, efficiënter en kosteneffectiever maken, is het belangrijk eerst de risico's te bekijken. De risico's van een zakelijke creditcard kunnen in drie groepen worden verdeeld.

1. Fraude van werknemers 

Met fraude bedoelen we werknemers die hun zakelijke creditcard bewust misbruiken voor persoonlijke aankopen in plaats van voor bedrijfsdoeleinden. Hoewel dit risico in praktijk niet zoveel voorkomt, is elk geval er één teveel.

Zo verkleint u het risico van fraude: 

• Stel duidelijke richtlijnen op over het gebruik van zakelijke creditcards voor uw medewerkers
• Kies voor een bestedingslimiet per medewerker, kaart of kostensoort. Zo kunt u bepaalde uitgaven blokkeren, zoals gokken of het opnemen van contant geld. 

Als een medewerker de zakelijke creditcard toch onrechtmatig gebruikt, beschermt de verzekering tegen Ongeoorloofd Gebruik u tegen dit risico. Bij de meeste creditcardmaatschappijen is dit standaard inbegrepen. Controleer hiervoor de voorwaarden.

2. Onveilige zakelijke betalingen 

Naast fraude van werknemers is er ook kans op skimming, phishing en het stelen van creditcardgegevens door personen buiten uw organisatie. Om dit risico te verkleinen nemen creditcardmaatschappijen speciale maatregelen. Deze staan in de voorwaarden en zorgen voor extra zekerheid. 
Onveilige betalingen met een zakelijke creditcard worden verkleind door:

• 24/7 controle op zakelijke uitgaven. Als er in Amsterdam en twee minuten later in New York een betaling is, wordt de kaarthouder direct gebeld en de zakelijke creditcard geblokkeerd als dat nodig is.
• Internetgarantie. Hiermee krijgt u uw geld terug als blijkt dat er fraude gepleegd wordt met de creditcard.
• Aflevergarantie. Koopt u met uw zakelijke creditcard een product via internet, maar het komt niet aan? Dan zoekt de creditcardmaatschappij voor u uit wat er aan de hand is. Vaak wordt het geld direct teruggestort. Bekijk hiervoor de voorwaarden. 
• Kosteloze verzekeringen op zakelijke betalingen. Als er na de aankoop iets mis gaat, is deze ook verzekerd tegen verlies, diefstal, en schade.

3. Gebrek aan controle over bedrijfsuitgaven

Controle uit handen geven kan onzekerheid veroorzaken bij finance managers. Zakelijke creditcardbetalingen zijn vaak pas aan het einde van de maand zichtbaar. Uw financiële team kan dan niet meer op tijd ingrijpen.

U kunt dit probleem eenvoudig oplossen. Koppel hiervoor zakelijke creditcards aan een declaratiesysteem. Medewerkers voegen hun uitgaven toe door een foto van de bon te uploaden in het systeem. Papieren bonnen bewaren is zo niet meer nodig.

De zakelijke creditcarduitgave wordt direct gekoppeld aan de juiste kostenplaats in het declaratiesysteem. Dit bespaart tijd en verbetert de controle over bedrijfsuitgaven. Zo heeft u direct inzicht in alle zakelijke transacties. En dat zorgt voor grip.

Hoe zakelijke creditcards zorgen voor extra zekerheid en controle over bedrijfsuitgaven

Met zakelijke creditcards krijgt u controle over uw uitgavenbeheer. Vooral als u ze combineert met een digitaal declaratiesysteem. Zo heeft u altijd inzicht in zakelijke creditcardbetalingen. Dit zorgt ervoor dat u snel kunt ingrijpen als dat nodig is. En dankzij verzekeringen bent u extra beschermd tegen fraude, diefstal en risicovolle betalingen. Let goed op, want de voorwaarden verschillen per creditcardmaatschappij. 

De extra zekerheden van de zakelijke creditcards van ICS

Bij de zakelijke creditcards van ICS zijn vrijwel alle aankopen verzekerd. Ook biedt ICS 24/7 controle op creditcardbetalingen en kunt u per kaart een limiet instellen of bepaalde uitgaven blokkeren. Met deze extra zekerheden bent u in controle over zakelijke uitgaven.

Het koppelen van zakelijke creditcards aan een digitaal declaratiesysteem kan u dus het volgende opleveren:

• U bespaart tot wel 75% van de verwerkingstijd van declaraties
• U verkleint de kans op fraude doordat u altijd zicht heeft in de creditcarduitgaven
• U zorgt ervoor dat vrijwel alle betalingen verzekerd zijn

Kies voor grip op uitgavenbeheer met zakelijke creditcards

Wilt u meer grip op uitgavenbeheer binnen uw organisatie? Kies dan voor het gebruik van zakelijke creditcards in combinatie met een goed declaratiesysteem. Wilt u meer weten over de voordelen van het gebruik van zakelijke creditcards? Bekijk dan eens onze ICS zakelijke creditcards.