Uitgavenbeheer onder controle: de rol van zakelijke creditcards

Veel grote en middelgrote bedrijven hebben moeite met het beheren van de uitgaven van hun personeel, zoals reiskosten. Ze hebben geen goede manier om deze kosten onder controle te houden en missen inzicht in zakelijke uitgaven. En dat terwijl grip op uitgavenbeheer een belangrijke taak is van CFO's en financiële controllers.

Maar hoe krijgt u grip op uitgavenbeheer als de werkelijke kosten bijna nooit op tijd en volledig duidelijk zijn?

Grip op uitgavenbeheer met zakelijke creditcards

Uit onderzoek van ICS (2024) blijkt dat medewerkers vaak kosten voorschieten en papieren bonnetjes handmatig inleveren. Deze declaraties komen vaak te laat en worden niet volledig ingevuld. Het gebruik van zakelijke creditcards in combinatie met een expense management oplossing kan grip geven op uw uitgavenbeheer. In dit artikel leest u hoe dit zit.

Tijd voor modern uitgavenbeheer voor bedrijven

Veel organisaties beheren uitgaven nog steeds handmatig. En dit zorgt voor problemen. Bonnetjes raken kwijt, declaraties worden onvolledig ingevuld of compleet vergeten. ICS onderzocht het declaratieproces bij 449 financiële leidinggevenden in Nederland. Deze personen werken bij bedrijven waar medewerkers kosten maken die de werkgever vergoedt.

Uit dit onderzoek blijkt het volgende:

• Organisaties besteden gemiddeld 41 uur per maand aan handmatige declaraties 
• 62% van de personen komt regelmatig ingediende declaraties tegen zonder bonnen
• 17% geeft aan dat gebrek aan inzicht regelmatig zorgt voor overschrijding van budgetten
• 57% denkt dat een modern systeem helpt bij kosten- en tijdbesparing en verbeterde nauwkeurigheid

Deze cijfers laten zien dat het voor veel Nederlandse organisaties hoog tijd is om meer grip op uitgavenbeheer te krijgen. Er is behoefte aan een modern en digitaal systeem waarmee u altijd inzicht heeft in de bedrijfsuitgaven, te hoge of onverwachte kosten voorkomt en voldoet aan regelgeving. Zakelijke creditcards helpen hierbij.

Hoe zakelijke creditcards grip geven op uitgavenbeheer

Om een goed overzicht van de uitgaven en kosten te houden, gebruikt u zakelijke creditcards in combinatie software voor uitgavenbeheer. Zo heeft u altijd direct inzicht in de uitgaven en is het bewaren van papieren bonnetjes niet langer nodig. Dit bespaart veel tijd voor de financiële afdeling.

Toch blijkt uit het onderzoek uitgevoerd door ICS dat slechts 10% van de ondervraagde organisaties zakelijke creditcards meegeeft aan medewerkers. Dit terwijl 20% vindt dat het bedrijf te veel tijd kwijt is aan het matchen van papieren bonnen aan transacties. Dit laatste speelt vooral bij grotere bedrijven.

Niet gek dus, dat 19% vindt dat het declaratieproces niet efficiënt is. Dat kan beter. Het gebruik van zakelijke creditcards bespaart namelijk een hoop tijd en daarmee kosten.

3 belangrijke voordelen van het gebruik van zakelijke creditcards

Het gebruik van zakelijke creditcards in combinatie met uitgavenbeheer software zorgt voor inzicht en tijdsbesparing bij het verwerken van declaraties. Maar er zijn meer voordelen. Hieronder de belangrijkste drie:

1. Uw medewerkers hoeven geen geld meer voor te schieten

Met een zakelijke creditcard betalen medewerkers bedrijfsuitgaven rechtstreeks vanuit uw organisatie. Zo hoeven ze geen bonnetjes meer handmatig in te dienen of lang te wachten op vergoeding. Dit bespaart een hoop tijd en frustratie. Ook handig: met zakelijke creditcards profiteren medewerkers van wereldwijd betaalgemak. 

2. Betalingen met een zakelijke creditcard zijn verzekerd en veilig 

Naast betaalgemak en inzicht in bedrijfsuitgaven geven zakelijke creditcards extra zekerheid. Zo hebben de meeste zakelijke creditcards standaardverzekeringen en garanties.

Kijk wel goed naar de voorwaarden. Dit verschilt per creditcardmaatschappij. Zo hebben de zakelijke creditcards van ICS een standaard aankoopverzekering tegen schade, diefstal en verlies, een bagage- en vluchtvertragingsverzekering en een aanvullende reisverzekering. Daarnaast hebben deze creditcards vaak ook veiligheidsgaranties, zoals 24/7 fraudepreventie en internet- en aflevergarantie.

3. Limieten en blokkeren van bepaalde aankopen geven meer controle

Naast de genoemde verzekeringen en garanties biedt het gebruik van zakelijke creditcards nog meer zekerheid. Zo kunt u eenvoudig limieten instellen per kaart of medewerker. Verhoogt of verlaagt u de betaallimiet? Deze wijziging wordt direct doorgevoerd.

Ook kunt u bepaalde typen aankopen via de zakelijke creditcard blokkeren. Denk hierbij aan het pinnen van contant geld. Zo voorkomt u ingewikkelde situaties en misbruik van de zakelijke kaart.

Gebruik zakelijke creditcards voor meer grip op uitgavenbeheer

Om uw bedrijf financieel gezond te houden, is grip op uitgavenbeheer belangrijk. U wilt onnodige kosten voorkomen en voldoen aan relevante regelgeving. Inzicht in bedrijfsuitgaven helpt hierbij. Zo kunt u ingrijpen wanneer dat nodig is en voorkomt u onverwachte of te hoge kosten.

Zakelijke creditcards in combinatie met uitgavenbeheersoftware zorgen voor een compleet, centraal overzicht van bedrijfsuitgaven. Daarnaast bespaart u tijd met het verwerken van declaraties en zijn aankopen veilig en verzekerd. Ook het instellen van limieten per medewerker zorgt voor extra controle en grip op het uitgavenbeheer.

Wilt u meer weten over de voordelen van zakelijke creditcards? Lees dan ook eens onze blog over het makkelijk maken van uitgavenbeheer met zakelijke creditcards.