De 6 grootste voordelen van een modern zakelijk declaratieproces

Het marktonderzoek in 2023 uitgevoerd door MarketResponse in opdracht van ICS laat zien dat handmatig werk en bonnetjes uploaden grote pijnpunten zijn in het declaratieproces. Dit zorgt niet alleen voor frustratie bij werknemers, maar leidt ook tot vertragingen en fouten in de financiële administratie.

Dit bewijst dat er grote behoefte is aan een modern zakelijk declaratieproces. Zo bieden zakelijke creditcards gekoppeld aan declaratiesoftware werknemers een snelle en gemakkelijke manier om hun uitgaven in te dienen en te verwerken.

Declaratiesoftware heeft namelijk vaak handige functies, zoals het koppelen van uitgaven met creditcardtransacties en het doorsturen van deze gegevens naar uw boekhoudsoftware. 

Laten we eens kijken naar de zes grootste voordelen van zo'n modern zakelijk declaratieproces.

1. Sneller en makkelijker declaraties indienen

Een modern, digitaal declaratieproces in combinatie met zakelijke creditcards verbetert de efficiëntie van het verwerken van bedrijfsuitgaven. Medewerkers voeren eenvoudig hun declaraties in, zonder het risico te lopen dat bonnetjes zoekraken. En de verplichte declaratieregels binnen declaratiesoftware zorgen ervoor dat de declaraties ook op de juiste manier worden ingediend.

2. Eenvoudig en veilig betalingen doen

Zakelijke creditcards spelen een belangrijke rol in een modern declaratieproces. Met een zakelijke creditcard kunnen werknemers wereldwijd eenvoudig en veilig betalen. Een groot voordeel  is dat werknemers geen uitgaven meer voor hoeven te schieten.

Daarnaast zijn betalingen met zakelijke creditcards vrijwel altijd verzekerd. Uitgaven worden 24/7 gecontroleerd en u kunt per kaart een limiet instellen of bepaalde uitgaven blokkeren.

3. Inzicht 

Met een modern declaratieproces heeft het financiële team een compleet overzicht  van declaraties. Zo is bijvoorbeeld direct duidelijk welke uitgaven ontbreken of verkeerd zijn ingevoerd. Hierdoor heeft u altijd grip op uitgaven en bent u volledig in control.  

4. Kosten besparen

Financiële teams besteden veel tijd aan het handmatig verwerken van bedrijfsuitgaven. Zakelijke creditcards in combinatie met een expense management oplossing automatiseren grote delen van het proces waardoor bedrijven maandelijks uren werk besparen. En dat bespaart weer kosten. 

5. Nauwkeurigheid 

Door zakelijke creditcards te koppelen aan expense management en boekhoudsoftware, verbetert de nauwkeurigheid bij het verwerken van declaraties. Door onkostendeclaraties goed op orde te hebben, vermindert u fouten bij het verwerken van uitgaven. 

6. Voldoen aan regelgeving

Voldoen aan regelgeving op het gebied van onkostendeclaraties en financiële rapportage is én blijft altijd een grote uitdaging voor bedrijven. Moderne declaratieprocessen helpen hierbij. 

Declaratiesoftware heeft namelijk vaak ingebouwde controles die ervoor zorgen dat declaraties volgens de regels worden ingediend. Denk bijvoorbeeld aan btw-regels, fiscale aftrekbaarheid van uitgaven en privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Neem deze zes grootste voordelen in overweging bij het moderniseren en verbeteren van bedrijfsdeclaratieprocessen. Ze hebben een positief effect op de financiële administratie van uw bedrijf.

Aan de slag met een modern declaratieproces

Overweegt u om de overstap naar zakelijke creditcards in combinatie met een expense management oplossing te maken, dan is een heldere planning erg belangrijk. 

Gaat u namelijk aan de slag met het opzetten van zo'n modern declaratieproces, dan zijn er zes punten om te overwegen. Zo zijn onder andere duidelijke afspraken, declaratiecontroles en medewerkerstrainingen belangrijk. 

Wilt u meer weten over zakelijke creditcards in combinatie met een expense management oplossing? Lees dan verder over de voordelen van een modern zakelijk declaratieproces.