Een verouderd declaratieproces: 5 signalen waaraan u het herkent

Een efficiënt, digitaal declaratieproces heeft vele voordelen. Zo heeft u inzicht en
controle en krijgen medewerkers sneller hun geld terug. Ook is het minder foutgevoelig en is het naleven van regelgeving eenvoudiger. En als u voor declaratiesoftware gekoppeld aan zakelijke creditcards kiest, kunt u maar liefst 75% op de verwerkingstijd van declaraties besparen.

Toch zijn er nog veel bedrijven die onkosten niet digitaal declareren, maar op basis van papieren bonnen werken. Een tijdrovend en foutgevoelig proces, zeker bij declaraties op grote schaal. En dat zorgt voor frustratie, blijkt uit het marktonderzoek eind 2023 uitgevoerd door MarketResponse in opdracht van ICS.

Vermoed u dat uw declaratieproces is verouderd? In dit artikel noemen we 5 signalen waaraan u dit herkent.

1. Declaraties worden handmatig verwerkt

Misschien herkent u het wel. Uw medewerkers komen terug van een zakenreis met stapels bonnen. Die moeten allemaal handmatig ingevoerd worden in het systeem.

Ook moeten vaak bonnen bij de declaraties worden gezocht. Dat kost tijd en zorgt voor een hoge werkdruk voor uw financiële team. Kortom, worden declaraties handmatig verwerkt, dan is het tijd voor vernieuwing.

2. Onvoldoende inzicht in uitgaven

Een helder tweede signaal is onvoldoende inzicht in uitgaven. Volgens marktonderzoeksbureau Aberdeen Group bestaat 10% van de totale uitgaven van bedrijven uit zakelijke declaraties. Toch hebben bedrijven hier weinig zicht op.

Een real-time overzicht ontbreekt meestal, waardoor het risico om over budget te gaan groot is. Ook kan onvoldoende inzicht leiden tot onnauwkeurige rapportages. Met een online declaratiesysteem vermijdt u deze risico's. U ziet precies hoeveel onkosten en declaraties er zijn.

3. Declaraties worden te laat ingediend

Worden declaraties bij uw organisatie vaak te laat ingediend? Grote kans dat dit gebeurt omdat het declaratieproces niet makkelijk te gebruiken is en het uw medewerkers veel tijd kost.

Het gevolg van een verouderd declaratieproces is dat het financiële team aan het einde van de maand wordt overspoeld met declaraties. Met een modern systeem versnelt u dit proces en is real-time verwerking van declaraties mogelijk.

4. Medewerkers houden zich niet aan het declaratiebeleid

Het is belangrijk dat uw medewerkers weten welke soort uitgaven ze mogen declareren. Toch zijn werknemers in de praktijk vaak niet goed op de hoogte van de regels.
Een moderne declaratieoplossing automatiseert deze regels. Voldoet een uitgave niet aan de regels? Dan wordt deze automatisch afgewezen. Zo voorkomt u onnodige kosten.

5. Ontbrekende bonnen bij declaraties

Zonder bonnen bent u nergens tijdens het verwerken van declaraties. Het ontbreken van bonnetjes maakt iedere organisatie kwetsbaar voor fraude. Digitale declaraties helpen dit te voorkomen.
Met een modern declaratiesysteem worden creditcarduitgaven direct gekoppeld aan de bon. Hierdoor hoeft het financiële team geen creditcardstatements meer af te letteren en raken bonnen niet meer kwijt.
Herkent u één of meer van bovenstaande signalen van een verouderd declaratieproces? Dan wordt het tijd om over te stappen naar een modern declaratieproces.

Zo simpel is overstappen naar een modern declaratieproces

Veel bedrijven denken dat overstappen naar een ander declaratieproces lastig is.
Maar dat hoeft het niet te zijn. Met de juiste aanpak zorgt u ervoor dat dit
soepel verloopt.

Zo zijn er een aantal belangrijke punten om te overwegen:

1. Allereerst is het belangrijk om te investeren in de juiste declaratiesoftware die uw declaratieproces automatiseert.
2. Maak gebruik van zakelijke creditcards en koppel deze aan uw declaratiesoftware. Zo heeft u inzicht in uw uitgaven, hoeven medewerkers geen kosten meer voor te schieten en zijn vrijwel alle aankopen verzekerd.
3. Zorg er ook voor dat u medewerkers een heldere training geeft over het gebruik van het nieuwe systeem. Daarbij helpt een automatisch validatieproces bij het verminderen van handmatige invoerfouten.