Vlekkeloos verwerken van zakelijke declaraties: 6 punten om te overwegen

Het juist verwerken van zakelijke declaraties is belangrijk voor elk bedrijf. Zeker bij grote aantallen declaraties, omdat er dan meer kans is op fouten. Maar bedrijven zien het verwerken van declaraties vaak als een flinke opgave.

Uit het marktonderzoek in 2023 uitgevoerd door MarketResponse in opdracht van ICS blijken handmatige, tijdrovende handelingen en het toevoegen van bonnetjes de grootste pijnpunten in het huidige declaratieproces. Gelukkig kan het verwerken van bedrijfsuitgaven makkelijker en sneller.

Vlekkeloze verwerking helpt bij het ontdekken en verminderen van onnodige uitgaven, bespaart tijd voor zowel werknemers als financiële afdelingen en zorgt voor nauwkeurigere rapportages en analyses. 

Het opzetten van een efficiënt, modern declaratieproces is voor veel organisaties een flinke uitdaging. Want hoe zorgt u dat dit proces zo goed en efficiënt mogelijk verloopt? Hieronder zetten we zes punten op een rijtje om te overwegen: 

1. Kies voor een expense management oplossing 

Maak gebruik van een expense management oplossing zoals declaratiesoftware om het declaratieproces makkelijker te maken Dit zorgt voor meer nauwkeurigheid, maakt administratieve taken makkelijker en bespaart onnodige verwerkingstijd.  

Zo was de financiële afdeling van Hortilux Schréder eerst elke week één tot een anderhalf uur bezig met verwerken van declaraties van medewerkers. Met een expense management oplossing is dit nu binnen minuten geregeld.

Ook heeft zo'n expense management oplossing vaak ingebouwde validatiecontroles. Deze controles helpen bij het opsporen van onregelmatigheden in het declaratieproces. Dit scheelt tijd en handmatig werk.

2. Maak gebruik van zakelijke creditcards

Zet zakelijke creditcards in en koppel deze aan een expense management oplossing. Dit zorgt voor meer internationaal betaalgemak en medewerkers hoeven geen uitgaven meer voor te schieten. 

Daarnaast bespaart u een groot deel van uw verwerkingstijd, zijn vrijwel alle aankopen verzekerd (bekijk de voorwaarden) en heeft u altijd grip op uitgaven door inzicht en een zelf te bepalen bestedingslimiet. 

3. Maak afspraken over declaraties en communiceer duidelijk 

Dit lijkt misschien een open deur, maar wordt toch vaak vergeten. Duidelijke afspraken helpen werknemers namelijk om declaraties op de juiste manier in te dienen. Daarbij verminderen deze afspraken het risico op misverstanden. Wees hierin dus duidelijk en consistent. 

4. Controleer declaraties die binnenkomen direct 

Een controle van ingediende declaraties helpt bij het vinden van fouten of verdachte transacties. Doe dit direct, in plaats van op een later moment. Zo voorkomt u verwarring of dat een controle wordt vergeten. 

5. Voorkom fraude en misbruik 

Zakelijke creditcards hebben garanties en verzekeringen die helpen bij het voorkomen van fraude en misbruik. Betalen met een zakelijke ICS creditcard is extra veilig door de 24/7- Fraudepreventie van ICS.

En de garanties op deze creditcard geven nog meer zekerheid, ook online, zeker nu online fraude steeds vaker voorkomt. Ook zijn de zakelijke ICS creditcards vrijwel altijd verzekerd tegen diefstal schade en verlies en tegen ongeoorloofd gebruik van medewerkers.

Daarnaast kan een digitaal declaratiesysteem in combinatie met zakelijke creditcards ervoor zorgen dat medewerkers bepaalde betalingen niet kunnen doen. U kunt bijvoorbeeld instellen dat ze geen contant geld opnemen met de zakelijke creditcard.

6. Zorg dat uw medewerkers hun verantwoordelijkheden bij declaraties kennen 

Veel werknemers maken zich zorgen of hun uitgaven vergoed zullen worden. Maar om bedrijfsuitgaven te kunnen vergoeden, zijn correcte declaraties nodig.  Daarnaast kan het verwerken van declaraties snel een langdurig en complex proces worden als medewerkers niet op de juiste manier declareren.

Kies daarom voor trainingen over het declaratieproces zodat werknemers leren over hun verantwoordelijkheden. Onderwerpen die u kunt behandelen zijn bijvoorbeeld het juist indienen van declaraties, en het zakelijke creditcardbeleid van uw bedrijf.

Tijd voor een vlekkeloos zakelijk declaratieproces

In een tijd waar efficiëntie en nauwkeurigheid van groot belang zijn, is het juist verwerken van bedrijfsuitgaven heel belangrijk. Met een expense management oplossing in combinatie met zakelijke creditcards automatiseert u uw declaratieproces, bespaart u tijd, vermindert u fouten en heeft u inzicht.

Wilt u ook aan de slag met vlekkeloze verwerking van zakelijke declaraties? Bekijk dan eens onze expense management oplossingen.